KSeF – Krajowy System eFaktur
one4all KSeF
5 lutego 2021 r. ogłoszono projekt nowelizacji Ustawy o VAT, który umożliwia wystawianie tzw. faktur ustrukturyzowanych, czyli faktur wystawionych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, z przydzielonym im numerem identyfikującym KSeF, w jednolitym formacie – XML.
Moduł one4all KSeF dostosowuje system ERP Microsoft Dynamics do wymagań Krajowego Systemu e-Faktur, tj. do wysyłania i odbierania faktur poprzez platformę KSeF.
Kiedy?
Docelowo Krajowy System eFaktur będzie obowiązkowy dla wszystkich podmiotów.
Harmonogram obowiązkowego korzystania z systemu KSeF wygląda następująco:
- od 1 lutego 2026 r. – dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,
- od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców,
- do 1 stycznia 2027 r. możliwe odroczenie dla wybranych mikroprzedsiębiorców (sprzedaż miesięczna do 10 000 zł).
Po wejściu w życie obowiązku korzystania z KSeF, faktury wystawione poza systemem KSeF (np. tradycyjne papierowe lub PDF) mogą być uznawane za wystawione w sposób nieprawidłowy.
Jak to będzie działać?
Faktury będą wystawiane tak, jak do tej pory – przy użyciu systemów księgowych. Następnie będą przesyłane bezpośrednio do KSeF poprzez API. Przesyłanie faktur do systemu KSeF będzie możliwe po uwierzytelnieniu podatnika w systemie. Do tego celu będzie potrzebny kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis profilem zaufanym. Przed korzystaniem z rozwiązania należy uzyskać zgodę od kontrahenta. Noty korygujące nie są już możliwe – wszelkie korekty danych na fakturach muszą być dokonywane za pośrednictwem faktur korygujących, wystawianych bezpośrednio w systemie KSeF.
Korzyści produktu one4all KSeF
- Standaryzacja - faktury będą wystawiane według jednolitego wzorca i weryfikowane pod kątem zgodności z tym wzorem. Faktury będą oznaczane przydzielonym, unikalnym numerem identyfikującym.
- Wystawca faktury otrzyma komunikat potwierdzający, że faktura została wystawiona, odrzucona lub nie ma możliwości jej wystawienia.
- Możliwość przyspieszenia zwrotu podatku VAT o 20 dni, czyli z 60 do 40 dni, po spełnieniu dodatkowych warunków.
- W przypadku faktur korygujących zmniejszających podstawę opodatkowania, rozliczenie faktury in minus przez wystawcę, nie będzie wymagało posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie oraz spełnienie warunków do obniżenia podstawy opodatkowania. System będzie wyposażony w funkcjonalność, która umożliwi otrzymanie automatycznej informacji o odebraniu faktury korygującej.
- Oszczędność czasu podczas kontroli – po przesłaniu faktur do KSeF podatnicy nie będą musieli przesyłać na żądanie organów skarbowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA).
- Brak potrzeby przechowywania i archiwizacji faktur. Faktury mają być przechowywane na platformie Ministerstwa Finansów.
- Do faktur ustrukturyzowanych nie będą miały zastosowania przepisy o wystawianiu duplikatów.
- Pełna przejrzystość procesu - automatyczne pobieranie numerów KSeF, UPO i szczegółowa historia statusów każdej faktury.
