one4all Centralny Rejestr Umów JSFP

one4all Centralny Rejestr Umów JSFP – dodatek dla Microsoft Dynamics 365 

Kompleksowe rozwiązanie do zarządzania obowiązkami raportowania przez Jednostki Sektora Finansów Publicznych w Centralnym Rejestrze Umów.

one4all Centralny Rejestr Umów wspiera organizację w przygotowaniu, kontroli i przekazywaniu danych umów do Centralnego Rejestru Umów JSFP bezpośrednio z Microsoft Dynamics 365. Rozwiązanie porządkuje proces raportowania, ogranicza pracę ręczną i pomaga zachować zgodność danych przed ich publikacją. 

Centralny Rejestr Umów. Jak przygotować organizację? 

Od 1 lipca 2026 roku jednostki sektora finansów publicznych mają obowiązek publikowania informacji o określonych umowach w Centralnym Rejestrze Umów. Realizacja tego obowiązku wymaga nie tylko przekazania danych do ministerialnego systemu, ale przede wszystkim skutecznego zarządzania informacjami o umowach w całej organizacji. 

W wielu jednostkach dane znajdują się w różnych rejestrach, systemach oraz arkuszach kalkulacyjnych, co zwiększa ryzyko błędów i opóźnień. 

one4all Centralny Rejestr Umów JSFP pozwala stworzyć jedno, centralne źródło danych wykorzystywanych do raportowania. 

Największe wyzwania związane z CRU 

Obowiązek raportowania w CRU oznacza dla jednostek sektora finansów publicznych takie wyzwania jak: 

• rozproszone rejestry umów prowadzone przez wiele komórek organizacyjnych, 

• brak jednolitych zasad ewidencji dokumentów, 

• ręczne przygotowywanie danych do publikacji, 

• niespójne dane kontrahentów, 

• trudności w identyfikacji aneksów i zmian umów, 

• ryzyko błędów wynikające z wykorzystywania zewnętrznych plików i aplikacji, 

• czasochłonna weryfikacja informacji przed publikacją, 

• niejasny podział odpowiedzialności za raportowanie.  

Jak działa one4all Centralny Rejestr Umów? 

Centralna ewidencja umów w Microsoft Dynamics 365 

Dane wymagane do obsługi CRU JSFP są gromadzone i utrzymywane w Microsoft Dynamics 365 jako systemie źródłowym. Użytkownicy pracują na jednym rejestrze umów, w którym dostępne są wszystkie dane wymagane przez CRU JSFP. 

Korzyści: 

• jedno źródło danych dla całej organizacji, 

• większa spójność i przejrzystość informacji o umowach, 

• łatwiejsza kontrola kompletności danych przed wysyłką, 

• ograniczenie ryzyka pracy na rozproszonych plikach i ręcznych zestawieniach. 

Przygotowanie danych do raportowania 

Rozwiązanie wspiera identyfikację i uzupełnianie danych wymaganych przez CRU JSFP. Rozwiązanie pozwala zebrać informacje potrzebne do przekazania umowy. 

Korzyści: 

• uporządkowane gromadzenie danych wymaganych przez CRU JSFP, 

• mniejsze ryzyko pominięcia wymaganych informacji, 

• szybsze przygotowanie umów do publikacji, 

• łatwiejsza praca użytkowników dzięki wydzielonym polom i słownikom. 

Wysyłka umów do CRU JSFP 

Przekazanie danych do CRU JSFP może odbywać się automatycznie. Użytkownik może też ręcznie wysłać pojedynczą umowę lub wiele zaznaczonych umów. System informuje o poprawnym przekazaniu danych albo o błędach zwróconych przez CRU JSFP. 

Korzyści: 

• obsługa wysyłki bezpośrednio z systemu ERP, 

• ograniczenie ręcznego przepisywania danych, 

• możliwość wysyłki pojedynczej lub zbiorczej, 

• możliwość automatycznej wysyłki umów gotowych do przekazania do CRU JSFP, 

• jasna informacja zwrotna dla użytkownika po wykonaniu operacji. 

Obsługa aneksów i zmian umowy 

System umożliwia rejestrowanie zmian dotyczących umowy. Historia zmian jest zapisywana w logach, a najnowsze dane pozostają dostępne na formularzu umowy. 

Korzyści: 

• pełniejsza kontrola nad cyklem życia umowy, 

• możliwość dokumentowania zmian wymagających przekazania do CRU JSFP, 

• przejrzysta historia aktualizacji, 

• łatwiejsze ustalenie, jakie informacje zostały zmienione i kiedy. 

Walidacja danych przed wysyłką 

Przed przekazaniem danych do CRU JSFP system wykonuje walidacje, które pomagają wykryć braki i niespójności.  

Korzyści: 

• mniej błędów przy wysyłce, 

• wyższa jakość danych przekazywanych do CRU JSFP, 

• ograniczenie ryzyka korekt, 

• szybsza obsługa problemów jeszcze przed publikacją. 

Porównanie danych między D365 a CRU JSFP 

Rozwiązanie umożliwia porównanie danych zapisanych w Microsoft Dynamics 365 z danymi dostępnymi w CRU JSFP. Użytkownik może uruchomić weryfikację z poziomu systemu i sprawdzić, czy dane umowy w ERP są zgodne z informacjami znajdującymi się już w rejestrze. W przypadku wykrycia różnic system prezentuje komunikat dla użytkownika, a szczegółowa odpowiedź z CRU JSFP jest zapisywana w logach integracyjnych. 

Korzyści: 

• szybka kontrola spójności danych pomiędzy D365 a CRU JSFP, 

• łatwiejsze wykrywanie różnic przed aktualizacją lub korektą umowy, 

• ograniczenie ryzyka publikacji nieaktualnych albo niespójnych informacji, 

• większa pewność, że dane utrzymywane w ERP odpowiadają danym widocznym w rejestrze. 

Logowanie komunikacji i obsługa błędów 

Każda operacja komunikacji z CRU JSFP jest zapisywana w logach. System przechowuje m.in. datę i godzinę operacji, użytkownika, treść żądania i odpowiedzi, status techniczny oraz komunikaty błędów. Dzięki temu użytkownicy i administratorzy mają dostęp do informacji potrzebnych do analizy problemów. 

Korzyści: 

• pełna ścieżka audytowa komunikacji z CRU JSFP, 

• łatwiejsza diagnostyka błędów, 

• dostęp do szczegółów technicznych dla administratorów, 

• większa transparentność procesu raportowania. 

Wsparcie raportowania umów cywilnoprawnych 

Rozwiązanie współpracuje z modułami kadrowo-płacowymi one4all HR oraz eduHR. 

Korzyści: 

• łatwiejsza identyfikacja umów podlegających CRU, 

• spójność danych między działami. 

Dla kogo przeznaczone jest rozwiązanie? 

one4all CRU wspiera: 

• uczelnie wyższe, 

• instytuty badawcze, 

• jednostki administracji publicznej, 

• jednostki samorządowe, 

• jednostki budżetowe, 

• wszystkie organizacje sektora finansów publicznych wykorzystujące Microsoft Dynamics 365. 

Podsumowanie